WooCommerce Moneybird plugin

• Introductie
• Authenticatie
• Instellingen
• Producten
• BTW

Introductie

Welkom bij de handleiding van de WooCommerce Moneybird plugin.

Heb je nog geen Moneybird account? Je kunt nu Moneybird gratis proberen!

Features

• Koppeling met Moneybird.
  
• Zet WooCommerce orders door naar Moneybird.
• Facturen in je eigen huisstijl
• Één centrale administratie / facturatie voor on- en offline aankopen.
• Automatische en handmatige optie voor doorzetten facturen.
• Bulk-export functie voor doorzetten facturen.
• Synchronisatie van artikelen voor kloppende statistieken (verkoop).
• Updates worden verzorgd vanuit WP Admin.
• Meerdertalig opgezet voor multi-language websites.
• BTW koppeling voor nauwkeurige BTW verwerking.
• Product koppeling voor juiste verkoopstatistieken in Moneybird.

Installatie

Vereisten

• PHP: 7.4 of hoger
• Wordpress: 6.0 of hoger

Installeer de plugin door de plugin bestanden naar /wp-content/plugins te uploaden. Activeer de plugin vervolgens vanuit de WordPress admin.

Bij de aanschaf van de plugin heb je een licentiecode verkregen. Het is van belang dat deze wordt ingevoerd om de plugin zonder restricties te laten werken en bij te kunnen blijven werken naar de meest recente versie.

---

Tussendoor B.V.
Lange Marktstraat 1
8911 AD Leeuwarden

e. info@tussendoor.nl
w. http://www.tussendoor.nl

Authenticatie

Na de installatie van de plugin is het van belang dat de plugin geautoriseerd wordt voor een koppeling met jouw Moneybird administratie. Hiervoor moet je een aantal stappen doorlopen die hier uitgelegd worden.

Instellingen

Bij het openen van het plugin dashboard vind je eerst de volgende instellingen.

Je ziet dat je de volgende informatie van Moneybird nodig hebt:

• API Token
• Plugin licentie

De Plugin licentie kan je terugvinden in je klantomgeving op https://app.tussendoor.nl/.  Ben je de instructies hiervoor kwijt of vergeten? In deze blog (klik) vind je hoe je je accountgegevens eenvoudig kan opvragen.

Moneybird instellen

Eerst moeten we Moneybird zo instellen zodat een plugin zoals die van ons gekoppeld kan worden. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Login via https://moneybird.com/login
   
2. Selecteer linksboven de gewenste administratie en ga vervolgens naar instellingen.
3. Scroll naar benden en klik op Externe applicaties.
4. Klik op de groene knop "API token aanmaken".
   
5. Vul de naam "WooCommerce Moneybird" in. Je bent vrij in de naamgeving, maar zo kan je bijvoorbeeld eenvoudig herkennen dat onze plugin wijzigingen heeft aangebracht aan een factuur. Koppel je meerdere websites aan dezelfde administratie dan adviseren we de naam "WooCommerce Moneybird voor websitenaam".
   
6. Selecteer in ieder geval "Verkoopfacturen" en "Instellingen" bij de instelling "Toegang tot onderdelen".
   
7. Klik op opslaan.
   
8. Je ziet nu dik gedrukt jouw persoonlijke API token. Kopieer deze en sla deze op in de plugin bij "API Token".
   
9. Sla de instellingen in de plugin vervolgens op.
   
10. De plugin in jouw webshop is nu gekoppeld.
    

Het kan zijn dat je nu een melding "De Moneybird plugin is niet juist geconfigureerd! Controleer de instellingen." ziet. Dit betekent dat er instellingen zijn die nog opgeslagen moeten worden onder het tabblad "Instellingen" en "BTW".

Instellingen

Aller eerst vind je hieronder een impressie van de instellingen pagina. Dit kan er, afhankelijk van jouw versie, anders uitzien. Je ziet dat er bij veel van de instellingen een icoontje staat. Dit kan een vraagteken, een info teken of een uitroepteken zijn. Wanneer je hier met je muis overheen gaat krijg je extra informatie te zien over deze specifieke instelling.

Lees onder het screenshot door voor meer informatie over de betreffende instellingen.

Algemeen

Hieronder vind je een uitleg over de instellingen die vallen onder de titel "Algemeen"

Meerdere webshops
De plugin gebruikt deze instelling om overige instellingen te valideren. Wanneer je deze instelling aanvinkt, is het aan te raden een Referentie met prefix te gebruiken als je ervoor kiest om een Referentie te gebruiken en deze niet leeg laat. Daarnaast wordt het gebruik van "Koppel o.b.v. referentie" afgeraden.

Door deze richtlijnen te volgen, voorkomen we mogelijke problemen. Bijvoorbeeld, als webshop A een bestelling heeft met ID 1234 en webshop B, die op dat moment nog bij ID 80 is, over een jaar ook een bestelling met ID 1234 ontvangt, kunnen deze orders ten onrechte aan elkaar gekoppeld worden, ook al komen ze van verschillende webshops.

Facturen

Hieronder vind je een uitleg over de instellingen die vallen onder de titel "Facturen"

Workflow
Moneybird biedt workflows aan waarmee je de werkwijze zoals het betalingstermijn, de taal en de e-mails kunt configureren. Met een Moneybird Workflow configureer je de werkwijze voor jouw facturatieproces. Door de juiste workflow in onze plugin in te stellen, bepaal je welke workflow gebruikt wordt voor de facturen die aangemaakt worden voor de WooCommerce orders. Voor meer informatie over het instellen van een workflow in Moneybird, kun je deze blog van Moneybird (klik) lezen.

Automatisch exporteren
Hiermee geef je aan of je wil dat de plugin automatisch nieuwe bestellingen exporteert als factuur. Zodra je deze uitzet kan je nog wel handmatig de bestellingen exporteren.

Referentie
Met deze instelling bepaal je welke data we synchroniseren als referentie van de aangemaakte facturen. Je hebt hier de keuze tussen: 
- Laat leeg
- Gebruik site titel
- WooCommerce order ID (aanbevolen)
- WooCommerce order ID met prefix
- Eigen tekst

Verzend factuur via
Geef aan via welke systeem je de factuur wil versturen. Wanneer deze op Moneybird staat kan je de email beheren binnen Moneybird en als je WooCommerce selecteert dan wordt er aan de WooCommerce email een bijlage toegevoegd van de factuur.

Verzend factuur wanneer
Met deze instelling bepaal je het moment waarop de factuur naar de klant verzonden wordt. Als in de vorige instelling "Verzend factuur via" is ingesteld op Moneybird, dan geef je met deze instelling aan op welk moment de plugin aan Moneybird doorgeeft dat de factuur verzonden moet worden.

Als "Verzend factuur via" is ingesteld op WooCommerce, dan bepaal je met deze instelling aan welke standaard WooCommerce e-mail de factuur toegevoegd moet worden.

Let op: wanneer je WooCommerce selecteert is het belangrijk dat er een e-mail staat ingesteld die verstuurd wordt als de status wordt bereikt die je aangeeft in de "Verzend wanneer" instelling.

Markeer factuur betaalt wanneer
Selecteer de minimale WooCommerce status welke een order moet hebben om de gekoppelde factuur in Moneybird als betaald te markeren.

Adres is verplicht
Indien deze instelling aangevinkt staat worden bestellingen zonder adres niet geëxporteerd als factuur. We blokkeren dan de export. Afhankelijk van het type webshop kan het handig zijn om deze instelling te de-selecteren.

Koppel o.b.v. referentie
Wanneer tijdens de export van een order een factuur in Moneybird wordt gevonden met een referentie die gelijk is aan het ID van de order, dan worden deze aan elkaar gekoppeld. Dit kan duplicate facturen voorkomen.

Gebruik deze instelling niet wanneer er meerdere shops koppelen met hetzelfde Moneybird account. Order nummers kunnen gelijk zijn en bestaande facturen van de ene shop worden in dat geval overschreven door de andere shop.

Verwijder concept facturen
Hiermee geef je aan of je wil dat een gekoppelde concept factuur wordt verwijderd als de bestelling wordt geannuleerd. We haken hiervoor in op de "geannuleerd" status van WooCommerce.

Huisstijl

In Moneybird kun je facturen versturen in je eigen huisstijl. Wat dit precies inhoudt en waarom het handig kan zijn, lees je op deze informatiepagina van Moneybird (klik).

Hieronder vind je een uitleg over de instellingen die vallen onder de titel "Huisstijl"

Factuur huisstijlcode
Synchroniseer eerst met de blauwe knop al jouw huisstijlen en selecteer vervolgens de huisstijl die je wil gebruiken voor de facturen.

Zichtbaarheid

Standaard verwerkt Moneybird niet de verzendmethode, de betaalmethode en de verzendgegevens. Dit kunnen we echter wel synchroniseren via eigen velden. In de instellingen van de plugin kan je hier documentatie over vinden. Hier vind je een impressie voor "verzendmethode":

Product SKU
Bepaal of je de SKU wil tonen en zo ja; voor of achter de productnaam.

Extras

Hieronder vind je een uitleg over de instellingen die vallen onder de titel "Extras"

Rekeningnummer synchroniseren
Alleen beschikbaar wanneer je gebruik maakt van de "Mollie payments gateway" plugin. Synchronissert het rekeningnummer van de klant naar Moneybird. Vooral handig voor het gebruiken van automatische incasso. Mollie verzorgt deze data synchronisatie.

BTW verleggen inschakelen
Alleen beschikbaar wanneer je gebruik maakt van de "WooCommerce EU VAT Number" plugin. De BTW wordt verlegd voor klanten met een geldig BTW nummer en bedrijfsnaam. We hanteren dan automatisch het BTW tarief dat je hebt ingesteld onder het tabblad "BTW" binnen de sectie "BTW verlegd". De "WooCommerce EU VAT Number" plugin verzorgt de BTW nummer validatie.

Geavanceerd

Hieronder vind je een uitleg over de instellingen die vallen onder de titel "Geavanceerd"

Verwijder data
Standaard verwijdert WordPress alle data van deze plugin wanneer je via de WordPress plugins pagina onze plugin verwijdert. Via deze setting kan je aangeven of je wil dat de data al verwijderd wordt bij deactivatie. Kan handig zijn tijdens het testen van de plugin.

Producten

Aller eerst vind je hieronder een impressie van de product-instellingen pagina. Dit kan er, afhankelijk van jouw versie, anders uitzien. Je ziet dat er bij veel van de instellingen een icoontje staat. Dit kan een vraagteken, een info teken of een uitroepteken zijn. Wanneer je hier met je muis overheen gaat krijg je extra informatie te zien over deze specifieke instelling.

Lees onder het screenshot door voor meer informatie over de betreffende instellingen.

Product export
Deze instelling heeft 4 opties.

1. Producten niet koppelen aan Moneybird.
2. Producten handmatig koppelen.
3. Producten automatisch koppelen via SKU.
4. Producten exporteren.

Elke optie zorgt voor een andere functionaliteit. Optie 4 geeft de meeste instellingen en zorgt voor een pagina zoals in het screenshot hierboven.

1. Producten niet koppelen aan Moneybird
Wanneer je deze optie selecteert verdwijnen alle andere instellingen op deze pagina. De instellingen zijn dan ook per direct niet meer van kracht. Je hebt geen mogelijkheid meer om producten te koppelen met Moneybird producten.

Let op: Producten die al gekoppeld zijn aan een Moneybird product zullen deze koppeling behouden. Wil je dit niet? Verwijder dan eerst alle koppelingen via de daarvoor bestemde rode knop.

2. Producten handmatig koppelen
Bij deze instelling verdwijnt de sectie onder "Producten exporteren" en verdwijnt de instelling "Koppel tijdens export op SKU".

Na het opslaan van de instellingen heb je de mogelijkheid om zelf je WooCommerce producten te koppelen aan de Moneybird producten. Voor simpele WooCommerce producten wordt een metabox toegevoegd in de backend van het product. Dat ziet er als volgt uit:

Voor variaties van variabele producten wordt er een nieuwe sectie toegevoegd aan de instellingen. Dat ziet er zo uit:

3. Producten automatisch koppelen via SKU.
Wanneer je al je WooCommerce producten in Moneybird hebt staan dan is het niet nodig om deze nog een keer te exporteren. Ook kan het veel tijd in beslag nemen om alles handmatig te moeten koppelen. Met deze instelling kan je het koppelen automatiseren.

Op basis van de opgeslagen SKU wordt er in Moneybird gezocht naar een match. Een match wordt gevonden wanneer de SKU overeenkomt met de waarde in het referentieveld in het bijbehorende Moneybird-product. Als de match gemaakt is wordt bij het WooCommerce product opgeslagen dat het product is gekoppeld en aan welk Moneybird product dit is.

Bij deze instellingen verandert de onderste sectie van de instellingen. In plaats van dat je kan exporteren kan je gaan koppelen. Producten die al gekoppeld zijn worden overgeslagen. Dat zier er als volgt uit:

Net als bij het handmatig koppelen ontstaat er door deze instelling een metabox bij de simpele producten en bij de variaties van variabele producten ontstaat er een nieuwe sectie met instellingen. In plaats van het handmatig koppelen van de producten kan je hier via een druk op de knop automatisch koppelen op basis van SKU. Dit ziet er in beide gevallen voor ongekoppelde producten ongeveer hetzelfde uit:

4. Producten exporteren
Met deze optie geselecteerd zie je de instellingen zoals eerder getoond. Deze optie kan je gebruiken wanneer je WooCommerce producten hebt die je automatisch in Moneybird wil laten zetten door onze plugin.

Op basis van de WooCommerce informatie van een product wordt er een nieuwe Moneybird product aangemaakt. We slaan alle WooCommerce producten over die al een koppeling met een Moneybird product hebben.

Let op: heb je in Moneybird producten staan die ongekoppeld ook in WooCommerce staan, dan wordt er op deze manier een dubbel product in Moneybird aangemaakt wanneer "Koppel tijdens export op SKU" niet aan staat.

Na het exporteren van een product wordt het WooCommerce product ook direct aan het Moneybird product gekoppeld. Je hoeft daarna dus niet zelf meer de producten te koppelen.

Ook met deze instelling kan je in de backend van een product extra opties vinden. Dit ziet er in beide gevallen voor ongekoppelde producten ongeveer hetzelfde uit:

Categorie
Net als bij het handmatig aanmaken van een product in Moneybird is het meegeven van een categorie verplicht. Over het algemeen heb je hier de keuze tussen "Omzet" en "Ongecategoriseerde inkomsten".

Koppel tijdens export op SKU
Alleen beschikbaar wanneer optie "Producten exporteren" is ingesteld.

Zoals extra aangegeven kan het voorkomen dat er een product dubbel in Moneybird komt te staan zodra je producten automatisch exporteert en er een Moneybird product ook ongekoppeld in WooCommerce staat. Dit WooCommerce product wordt dan dus geëxporteerd als een nieuwe product in Moneybird.

De oplossing hiervoor is om bij de export eerst te controleren of er een Moneybird product bestaat met dezelfde SKU. Zo ja; dan koppelen we deze twee producten aan elkaar wanneer deze instelling staat aangevinkt. Hiermee voorkom je dubbele producten.

Synchroniseer wijzigingen
We herkennen dat er een wijziging heeft plaats gevonden bij een WooCommerce product. Wanneer deze instelling actief is en dit product is gekoppeld aan Moneybird wijzigen we het Moneybird product ook.

Synchroniseer verwijdering
Wanneer deze instelling actief is en een WooCommerce product verwijderd wordt controleren we of dit product is gekoppeld aan Moneybird. Zo ja; dan verwijderen we het Moneybird product ook.

BTW

In de basis is WooCommerce leidend voor de informatie die wij verwerken richting Moneybird. We lezen bijvoorbeeld vanuit de bestelling welke producten er zijn besteld, hoe duur deze producten waren en ook hoeveel BTW er is gerekend. Moneybird verwerkt deze gegevens vervolgens en zorgt voor een correcte weergave op de factuur.

Hier kwam een probleem bij kijken, namelijk dat WooCommerce werkt met BTW percentages en Moneybird werkt met eigen BTW tarieven. De meeste betrouwbare oplossing is het handmatig koppelen van deze percentages aan de juiste BTW tarieven van Moneybird. Dit kan je doen via het dashboard van onze plugin.

Onderaan deze pagina vind je een impressie van deze instellingen.

We lezen uit jouw WooCommerce webshop welke belastingtarieven je hebt ingesteld. Deze zijn over het algemeen onderverdeeld onder de categorieën "Standaard tarief", "Gereduceerd tarief", "Nultarief" en "Reduced rate". (Ook deze namen worden door jouw WooCommerce webshop bepaald).

Per categorie halen we de ingestelde tarieven op. We tonen daarbij voor welk land je dit hebt ingesteld, de gegeven naam en het gekoppelde tarief. Hier kan je het Moneybird BTW tarief aan koppelen, deze tarieven halen we uit jouw Moneybird administratie.

Mis je een Moneybird BTW tarief? Controleer dan of je de juiste tarieven hebt ingesteld in je Moneybird omgeving of leeg de cache via het de pagina "Informatie".

WooCommerce maakt in de bestelling bekend welk tarief er aan het product was gekoppeld tijdens het bestellen, daarbij wordt al rekening gehouden met het gekozen land in de facturatiegegevens. Door de koppeling tussen percentage en BTW tarief kunnen wij betrouwbaar het juiste BTW tarief communiceren richting Moneybird.

LET OP: Maak je geen koppeling tussen een percentage en een BTW tarief? Dan zullen we proberen het juiste BTW tarief te koppelen o.b.v. het gerekende BTW percentage in de bestelling. Dit is minder betrouwbaar.

Impressie van de instellingen:

BTW verlegd

Het kan zijn dat je ook de onderstaande sectie ziet. Dit kan alleen wanneer er gebruik gemaakt wordt van de WC EU VAT Number plugin. BTW kan dan verlegd worden en WooCommerce rekent dan in zijn geheel geen BTW meer. Om er voor te zorgen dat Moneybird dan de juiste BTW op de factuur zet is het nodig om ook deze BTW tarieven juist te koppelen. Dat ziet er als volgt uit: